Zásady ochrany osobních údajů

1. Správce údajů

Správcem osobních údajů je Duzi Tech s.r.o., IČO 29513898, se sídlem Smetanova 769, 742 13 Studénka. Pro dotazy týkající se ochrany osobních údajů nás kontaktujte na privacy@aktai.cz.

Pokud používáte AktAI pro zpracování osobních údajů vašich klientů v rámci výkonu právní profese, jste Vy jako uživatel Správcem osobních údajů a AktAI je Zpracovatelem ve smyslu čl. 28 GDPR. Podmínky tohoto vztahu upravuje Smlouva o zpracování osobních údajů dostupná na aktai.cz/dpa.

2. Jaká data sbíráme

• Registrační údaje: e-mail, jméno a příjmení, název kanceláře, IČO
• Údaje z veřejných rejstříků: na základě zadaného IČO doplňujeme z registru ARES sídlo, právní formu a spisovou značku
• Nahrané dokumenty: právní dokumenty, které nahrajete ke zpracování
• Chatová historie: vaše dotazy a odpovědi AI asistenta
• Fakturační údaje: informace o předplatném a platbách zpracované přes Stripe
• Technické údaje: IP adresa, typ prohlížeče, logy přístupu

3. Účel zpracování a právní základ

• Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR): poskytování služby, zpracování dokumentů, správa předplatného
• Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR): zasílání informačních e-mailů
• Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR): zajištění bezpečnosti služby, prevence zneužití, zlepšování kvality služby
• Právní povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR): uchovávání fakturačních údajů dle daňových předpisů

4. Doba uchovávání dat

• Nahrané dokumenty: do smazání uživatelem; po zrušení účtu uživatelem 30 dnů, po ukončení smlouvy z důvodu neplacení 60 dnů
• Chatová historie: stejné lhůty jako u nahraných dokumentů
• Fakturační údaje: 10 let (zákonná povinnost dle zákona o účetnictví a zákona o DPH)
• Technické logy o činnosti v aplikaci: 90 dní
• Bezpečnostní události včetně přihlášení a odhlášení: 1 rok

5. Vaše práva (GDPR)

Máte právo na:

• Přístup k vašim osobním údajům
• Opravu nepřesných údajů
• Výmaz vašich údajů ("právo být zapomenut")
• Omezení zpracování vašich údajů
• Přenositelnost údajů (export ve strojově čitelném formátu)
• Vznesení námitky proti zpracování
• Odvolání souhlasu kdykoliv, bez vlivu na zákonnost předchozího zpracování

Pro uplatnění těchto práv nás kontaktujte na privacy@aktai.cz. Vaši žádost vyřídíme do 30 dnů od jejího doručení.

6. Příjemci a předávání dat

6.1 Subdodavatelé (technické služby)

Pro poskytování služby využíváme následující subdodavatele:

6.2 Další příjemci

Vaše osobní údaje mohou být předány také následujícím kategoriím příjemců na základě právního titulu:

• Účetní a daňový poradce (Pro Advising s.r.o.) — fakturační a účetní údaje pro plnění právní povinnosti (zákon o účetnictví)
• Banka — údaje související s platebním stykem
• Orgány státní správy (např. finanční úřad) — na základě zákonné povinnosti

6.3 Předávání do třetích zemí

Předávání dat do zemí mimo EU/EHP (zejména USA) probíhá na základě:

• standardních smluvních doložek (SCC) dle rozhodnutí Evropské komise 2021/914 (Module 2, Controller-to-Processor)
• případně mechanismu EU-US Data Privacy Framework tam, kde je subdodavatel certifikován

Aktuální přehled všech subdodavatelů a použitých záruk najdete na aktai.cz/sub-procesory.

7. Technická a organizační opatření

Bezpečnost vašich osobních údajů zajišťujeme prostřednictvím komplexní sady technických a organizačních opatření dle čl. 32 GDPR. Podrobný přehled najdete na stránce aktai.cz/bezpecnost.

8. Cookies

Používáme pouze nezbytné session cookies pro přihlášení a správu relace. Nepoužíváme žádné sledovací, analytické ani reklamní cookies.

9. Dozorový úřad

Pokud se domníváte, že zpracování vašich osobních údajů porušuje GDPR, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ):

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
www.uoou.cz

10. Změny zásad

Tyto zásady můžeme aktualizovat. O podstatných změnách vás budeme informovat e-mailem nejméně 30 dní předem. Aktuální verze je vždy dostupná na této stránce.

11. Automatizované rozhodování

Služba neprovádí automatizované individuální rozhodování ve smyslu čl. 22 GDPR. Výstupy AI (návrhy odpovědí, koncepty dokumentů, kalkulace) jsou pomocným materiálem, který uživatel nezávisle posuzuje, upravuje a rozhoduje o jeho použití při své profesní činnosti. Konečné rozhodnutí v každé věci činí uživatel, nikoli Služba.

12. Google Drive

Připojení Google Drive je volitelné. Pokud ho připojíte, AktAI získá přístup pouze k souborům, které sami vyberete ve výběrovém okně Googlu, a k souborům zálohy, které na váš pokyn vytvoří (oprávnění Googlu „drive.file“). K ostatním souborům ve vašem Disku přístup nemá a výběrem složky nezíská přístup k jejímu obsahu.

Vybrané soubory stáhne váš prohlížeč a nahraje je do vaší kauzy stejně jako soubory nahrané z počítače: uloží se na servery v EU a zpracují se pro funkce, které používáte, včetně zpracování umělou inteligencí u poskytovatelů uvedených v čl. 6. Dokumenty Google (např. Google Docs) se při výběru převedou do PDF. Přístupový token Googlu AktAI neukládá na své servery — platí přibližně hodinu a je jen v paměti vašeho prohlížeče.

Zálohu vytvoří jen akce „Zálohovat do Google Drive“, kterou sami spustíte; sama od sebe se záloha nespouští. AktAI při ní vytvoří ve vašem Disku složku „AktAI“ a zapíše do ní kopie listin kauzy a dokument „Přehled kauzy“ se souhrny a lhůtami, které připravila umělá inteligence. Zálohy jsou ve vašem Disku a pod vaší kontrolou: po smazání účtu AktAI v něm zůstávají a smažete je sami. Záloha není zrcadlo: listina, kterou v AktAI smažete nebo přejmenujete, zůstane v Disku tak, jak byla zálohována.

Soubory mezi vaším Diskem a AktAI přenáší váš prohlížeč, přímo z vašeho účtu Google a do něj. Google pro tuto funkci nezpracovává údaje naším jménem a není v ní naším subdodavatelem; soubory ve vašem Disku se řídí vaším vztahem s Googlem.

Data z Google Drive nepoužíváme k reklamě, neprodáváme je, nepředáváme je třetím stranám nad rámec čl. 6 a nepoužíváme je k vývoji, trénování ani zlepšování obecných modelů umělé inteligence. Přístup můžete kdykoli odvolat na myaccount.google.com/permissions; soubory, které jste už nahráli, tím z AktAI nezmizí — smažete je v kauze.

Využití a předávání informací získaných z Google API dodržuje Google API Services User Data Policy, včetně požadavků Limited Use.

AktAI's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.